Customer Case: Tsubaki Europa: professioneel documentbeheer met ELO DMS

Over Tsubaki Europa

Tsubaki is een internationaal toonaangevende fabrikant van hoogwaardige industriële kettingen, aandrijflijnen en bewegingscontroleproducten. Het bedrijf bedient klanten wereldwijd — van de automobielindustrie tot de voedingssector en logistiek. De Europese vestiging opereert vanuit meerdere landen en verwerkt dagelijks grote volumes aan bedrijfsdocumenten in meerdere talen en valuta’s.

Met een groeiende documentenstroom en toenemende eisen rondom traceerbaarheid en toegangsbeheer, zocht Tsubaki Nederland een professionele oplossing om alle relevante documentatie centraal te beheren, snel terug te vinden en veilig te delen.

De uitdaging: grip op een groeiende documentenstroom

Voorafgaand aan de implementatie van ELO DMS stonden medewerkers van Tsubaki voor een dagelijks terugkerend probleem: documenten stonden verspreid over meerdere systemen, gedeelde schijven en e-mailboxen. Samenhang tussen gerelateerde documenten — zoals een offerte, bijbehorende mails en de uiteindelijke opdrachttekening — was nauwelijks te overzien.

• Facturen, orderbevestigingen en offertes waren moeilijk en tijdrovend terug te vinden
• De samenhang tussen gerelateerde documenten (bijv. mail bij offerte, tekening bij opdracht) was niet geborgd
• Toegangsbeheer per medewerker of afdeling was niet of nauwelijks geregeld
• Import vanuit het Unit4 ERP-systeem verliep handmatig — foutgevoelig en arbeidsintensief

De oplossing: ELO DMS geïmplementeerd door iLane

iLane implementeerde ELO Professional als centraal Document Management Systeem (DMS) voor Tsubaki Nederland. De implementatie was volledig afgestemd op de werkwijze en documentstromen van Tsubaki — inclusief directe integratie met het bestaande Unit4 ERP-systeem.

Automatische documentimport vanuit Unit4 ERP

Een van de sleutelcomponenten van de implementatie is de directe koppeling tussen ELO DMS en het Unit4 ERP-systeem van Tsubaki. Documenten die in Unit4 worden aangemaakt of ontvangen — zoals inkoopfacturen en orderbevestigingen — worden automatisch geïmporteerd in ELO. Zonder handmatige tussenkomst, zonder dubbele invoer.

Dit elimineert een grote bron van fouten en tijdverlies, en zorgt dat documenten altijd op de juiste plek staan — direct na aanmaak, niet pas achteraf.

Samenhang tussen documenten geborgd

In ELO DMS worden gerelateerde documenten aan elkaar gekoppeld. Een offerte is direct verbonden met de bijbehorende e-mailcorrespondentie. Een opdracht bevat de bijbehorende technische tekeningen. Medewerkers zien in één oogopslag de volledige context van een dossier — zonder te zoeken door meerdere mappen of systemen.

Resultaten: wat heeft ELO DMS Tsubaki opgeleverd?

Waarom Tsubaki koos voor ELO DMS via iLane

De keuze voor ELO Professional als DMS-platform was gebaseerd op een combinatie van factoren die voor een industriële organisatie als Tsubaki doorslaggevend zijn:

• Bewezen ERP-integratie — native koppeling met Unit4, zonder maatwerk of omwegen
• Gebruiksgemak — intuïtieve interface die medewerkers snel adopteren
• Schaalbaarheid — van basis DMS naar volledig ECM-platform als de organisatie groeit
• Lokale partner — iLane als Nederlandse implementatiepartner met directe support
• Toekomstbestendig — ELO groeit mee: van documentopslag naar workflowautomatisering en AI

Van ELO DMS naar ELO ECM Suite: de volgende stap

Tsubaki startte met ELO Professional als DMS-oplossing — en heeft daarmee een solide fundament gelegd. Het ELO-platform is modulair opgebouwd, wat betekent dat uitbreiding naar volledige procesautomatisering, workflowbeheer en AI-gedreven documentverwerking op elk moment mogelijk is.

Voor organisaties die verder willen gaan dan documentopslag, biedt ELO ECM Suite de volgende stap: end-to-end procesautomatisering, factuurverwerking, contractbeheer en compliance — allemaal op hetzelfde platform, zonder migratie.