Peppol (Pan-European Public Procurement On-Line) is een internationaal netwerk voor het uitwisselen van elektronische zakelijke documenten, met name facturen. Facturen worden verstuurd in het formaat Peppol BIS 3.0, gebaseerd op de XML-standaard UBL 2.1.

Waar een PDF-factuur visueel opgemaakt is en door mensen direct leesbaar is, bevat een UBL/XML-factuur alleen gestructureerde data-codes. Een voorbeeld van wat uw finance-medewerker anders zou te zien krijgen:

<!-- Voorbeeld UBL 2.1 factuurregels — niet leesbaar voor eindgebruikers -->
<cac:InvoiceLine>
  <cbc:ID>1</cbc:ID>
  <cbc:InvoicedQuantity unitCode="EA">5</cbc:InvoicedQuantity>
  <cbc:LineExtensionAmount currencyID="EUR">1250.00</cbc:LineExtensionAmount>
  <cac:TaxTotal><cbc:TaxAmount currencyID="EUR">262.50</cbc:TaxAmount></cac:TaxTotal>
</cac:InvoiceLine>

Dit is wat een ERP of boekhoudpakket leest. Een mens kan er niets mee. De iLane Peppol-viewer in ELO ECM converteert deze XML-structuur in realtime naar een overzichtelijke factuurweergave — zo vertrouwd als een gewone PDF-factuur.

Zodra een Peppol-factuur binnenkomt via het Peppol-netwerk, wordt het XML-bestand automatisch opgeslagen in ELO ECM. De viewer rendert de factuurdata direct in een leesbaar scherm — geen extra software, geen download vereist.

De viewer toont alle relevante factuurgegevens: leverancier, Peppol ID, factuurnummer, factuurregels, BTW-opbouw, totalen en betalingsinstructies. Goedkeuring, afwijzing of doorsturen naar een collega gebeurt met één klik — direct vanuit ELO.

1. Ontvangst via Peppol-netwerk — De inkomende UBL/XML-factuur van uw leverancier arriveert via uw Peppol Access Point. ELO ECM registreert de factuur automatisch in de juiste archiefstructuur op basis van leverancier, datum en type.
2. Automatische data-extractie — ELO leest de XML-structuur uit en slaat alle factuurvelden op als doorzoekbare metadata: factuurnummer, leverancier, PO-nummer, bedrag, BTW, vervaldatum.
3. Weergave in de Peppol-viewer — Zodra een medewerker de factuur opent in ELO, rendert de iLane-viewer de XML-data als een overzichtelijke factuurweergave. Geen kennis van XML of UBL vereist.
4. Matching met inkooporder — ELO vergelijkt automatisch de factuurgegevens met de bijbehorende inkooporder (2-way matching) of ook met de ontvangstmelding (3-way matching). Afwijkingen worden direct gemarkeerd.
5. Goedkeuringsworkflow — Op basis van bedrag, afdeling of kostenplaats start ELO automatisch de juiste goedkeuringsroute. Goedkeurders ontvangen een notificatie en keuren goed vanuit ELO of via e-mail.
6. Boeking en archivering — Na goedkeuring stuurt ELO de factuurdata automatisch naar het gekoppelde boekhoudsysteem (SAP, Unit4, Microsoft Dynamics). De factuur wordt onveranderbaar gearchiveerd conform de wettelijke bewaarplicht van 7 jaar.

Er zijn externe Peppol-viewers beschikbaar als losse online tools. Maar die vereisen dat medewerkers XML-bestanden downloaden, uploaden naar een externe website, de factuur beoordelen buiten hun werkplek, en vervolgens terugkeren naar het ECM voor de actie. Dat werkt niet in een professionele omgeving.

De iLane Peppol-viewer is native gebouwd in ELO ECM. Dat betekent:

In Nederland is Peppol verplicht voor facturen aan de overheid (B2G) — dit geldt al jaren voor leveranciers van het Rijk, provincies, gemeenten en waterschappen. Alle overheidsfacturen dienen als UBL-factuur via Peppol te worden ingediend.

Voor B2B-factuurverkeer bestaat in Nederland nog geen wettelijke verplichting. De Europese ViDA-richtlijn (VAT in the Digital Age) stuurt echter sterk in de richting van verplichte gestructureerde e-facturatie voor alle EU-lidstaten — met een verwachte invoering voor 2028–2030. Landen als Duitsland (2025), België (2026) en Frankrijk (2026) zijn al verplicht gegaan.

Voor Nederlandse organisaties geldt: wie nu investeert in Peppol-verwerking in ELO, is volledig voorbereid op de aankomende wetgeving — en profiteert vandaag al van lagere verwerkingskosten en snellere doorlooptijden.

Als gecertificeerd ELO Business Partner in Nederland verzorgt iLane de complete inrichting van Peppol-factuurverwerking in uw ELO-omgeving. Dat omvat:

• Aansluiting op het Peppol-netwerk via een gecertificeerd Access Point
• Installatie en configuratie van de iLane Peppol-viewer in uw ELO ECM Suite
• Inrichting van goedkeuringsworkflows op maat van uw organisatiestructuur
• Matching-regels voor automatische 2- of 3-way matching met uw inkooporders
• Koppeling met uw ERP of boekhoudsysteem (SAP, Unit4, Microsoft Dynamics, Exact)
• AVG-retentieconfiguratie voor automatische archivering en verwijdering
• Gebruikerstraining zodat uw finance-team zelfstandig werkt

iLane biedt implementatie in alle deployment-modellen: On-Premises (uw eigen servers), Partner Managed (iLane beheert) of ELO Cloud. Met meer dan 22 jaar ervaring in documentbeheer en een Nederlands supportteam in ‘s-Hertogenbosch bent u verzekerd van snelle, lokale ondersteuning.