ELO DocXtractor – intelligente documentclassificatie en data-extractie
ELO DocXtractor analyseert en verwerkt automatisch inkomende e-mails, gescande papieren documenten en faxen. De toepassingsmogelijkheden zijn net zo gevarieerd als de post die uw bedrijf dagelijks ontvangt. Met behulp van geavanceerde AI-technologie haalt DocXtractor relevante gegevens uit documenten, classificeert ze en voert ze direct in uw ELO-systeem in – of koppelt ze aan uw ERP- of CRM-omgeving.
Factuur, bestelling, offerte – direct herkend
Klantnummer, bedrag, datum – uitgelezen
Gegevens afstemmen met uw systemen
Van post naar werkstroom in seconden
Maak kennis met ELO DocXtractor
Dagelijks ontvangen organisaties een stroom aan documenten: facturen, bestelbonnen, contracten, klantcorrespondentie. Handmatig sorteren, lezen en invoeren kost veel tijd en is foutgevoelig. ELO DocXtractor neemt deze taken volledig uit handen. De module herkent documenttypes, haalt relevante gegevens eruit (zoals factuurnummer, totaalbedrag, leverdatum) en voert deze automatisch in in ELO. Bovendien kunnen de uitgelezen gegevens worden afgestemd met gekoppelde ERP- of CRM-systemen, zoals SAP, Exact, AFAS of Salesforce.
📘 Download de gratis brochureHoe werkt ELO DocXtractor?
De module combineert OCR (Optical Character Recognition) met machine learning en AI-technologie. ELO DocXtractor doorloopt drie stappen:
- Classificatie: Het systeem herkent of een document een factuur, orderbevestiging, contract of ander type is – op basis van lay-out, trefwoorden of QR-codes.
- Extractie: Relevante gegevens (zoals datum, bedrag, klantnummer, inkoopordernummer) worden uitgelezen en gestructureerd opgeslagen.
- Koppeling & archivering: De gegevens worden vergeleken met uw ERP- of CRM-systeem (bijv. om een factuur te matchen met een inkooporder). Vervolgens wordt het document voorzien van de juiste metadata en opgeslagen in ELO, klaar voor verdere verwerking (goedkeuringsworkflow, betaling, etc.).
Ondersteuning van afdelingsprocessen
De verschillende afdelingen van een bedrijf ontvangen een grote verscheidenheid aan inkomende documenten. ELO DocXtractor verzorgt het automatisch uitlezen van documentgegevens, zodat de processen op alle afdelingen sneller zullen verlopen. Enkele voorbeelden:
Facturen worden automatisch ingelezen, gekoppeld aan de juiste inkooporder en doorgestuurd naar de goedkeuringsworkflow. Geen handmatige invoer meer, 70% snellere verwerking.
Pakbonnen en leveringsbevestigingen worden herkend, voorraden worden bijgewerkt en afwijkingen worden gesignaleerd – zonder dat iemand een scanner hoeft te gebruiken.
Offertes en orderbevestigingen worden automatisch aan de juiste klant gekoppeld in het CRM. Verkopers zien direct de status zonder te hoeven zoeken.
Contracten, geheimhoudingsverklaringen en arbeidsovereenkomsten worden geclassificeerd, van metadata voorzien en opgeslagen in beveiligde mappen.
Automatische gegevensafstemming met gekoppelde IT-systemen
De gegevens die zijn onttrokken uit documenten kunnen worden afgestemd op bijvoorbeeld ERP- of CRM-gegevens. Met behulp van AI-technologie worden deze gegevens verzameld, gecontroleerd op juistheid en verrijkt. Bestaande en nieuwe documenten worden vervolgens voorzien van aanvullende informatie en overgebracht naar het ELO-systeem. Met de ingelezen aanvullende informatie kunnen een groot aantal bedrijfsprocessen worden geautomatiseerd en gedigitaliseerd.
Denk hierbij aan:
- Automatisch aanmaken van een klantdossier in ELO op basis van een binnenkomende e-mail.
- Signaleren van betalingsachterstanden door factuurgegevens te vergelijken met openstaande posten in uw ERP.
- Starten van een inkoopworkflow zodra een bestelbon wordt herkend.
Welke documenten kan DocXtractor verwerken?
ELO DocXtractor ondersteunt een breed scala aan documentformaten en -soorten, waaronder:
- Facturen (PDF, TIFF, JPEG, ook gescand)
- Bestelbonnen en orderbevestigingen
- Contracten en overeenkomsten
- E-mails met bijlagen (via integratie met ELO XC of Exchange)
- Formulieren en vragenlijsten
- Leveringsbonnen, CMR’s, douanedocumenten
De module werkt met de meest gangbare talen (Nederlands, Engels, Duits, Frans) en kan worden getraind op specifieke documentlay-outs.
Voordelen op een rij
Medewerkers besteden geen uren meer aan handmatig invoeren. Uit onderzoek blijkt dat DocXtractor de verwerkingstijd per document met 80% kan verminderen.
Minder handmatig werk betekent lagere personeelskosten en een snellere doorlooptijd – dus meer orders per dag.
Geen typfouten of verkeerde toewijzingen meer. De AI haalt gegevens met een nauwkeurigheid van >99% op (bij getrainde documenttypes).
Documenten worden direct gekoppeld aan de juiste klant of order. Uw klantenservice heeft altijd de actuele informatie bij de hand.
Integratie met bestaande systemen
ELO DocXtractor maakt deel uit van de ELO ECM Suite en kan naadloos worden geïntegreerd met:
- ERP-systemen zoals SAP, Exact, AFAS, Unit4, Oracle
- CRM-systemen zoals Salesforce, Microsoft Dynamics
- E-mailomgevingen (Microsoft Exchange, Office 365, ELO XC)
- Scanner- en multifunctionele apparaten (TWAIN, netwerkscanners)
De uitgelezen gegevens worden realtime afgestemd, zodat uw back-endsystemen altijd up-to-date zijn.
Waarom iLane voor ELO DocXtractor?
iLane is gecertificeerd ELO Business Partner met ruime ervaring in het implementeren van documentverwerkingsoplossingen. Wij helpen u bij het configureren van DocXtractor, het trainen van de AI op uw specifieke documenten en het koppelen aan uw ERP/CRM. Ook verzorgen wij trainingen en support. Vraag een vrijblijvende demo aan en ontdek hoe snel uw documentstromen kunnen worden geautomatiseerd.
Wilt u ook uw documentverwerking automatiseren?
Vraag een vrijblijvende demonstratie van ELO DocXtractor aan. Wij laten zien hoe u tijd, geld en hoofdpijn bespaart.
Plan een afspraakiLane BV — Rietveldenweg 49F, 5222 AP ‘s-Hertogenbosch.