Een document kan ELO op meerdere manieren binnenkomen: via e-mail, FTP, een API-koppeling, of simpelweg door het te slepen naar de client. Dit zijn allemaal invoerpunten — welke route ook gebruikt wordt, het document komt op dezelfde manier in ELO terecht.

Zodra een document wordt toegevoegd, kan een Flow dit oppikken. Een Flow is een low-code module waarmee beheerders en organisaties automatisch dingen met een binnengekomen bestand kunnen laten doen — zonder daarvoor te programmeren. Een Flow kan onder andere:

• Het document lezen en classificeren — herkennen om welk documenttype het gaat.
• Tekst extraheren met OCR — ook uit scans en handgeschreven aanvullingen.
• Het document naar een AI-model sturen — lokaal gehost (bijvoorbeeld via Ollama) of in de cloud.
• HTTPS-requests uitvoeren — koppelen met externe systemen zoals een ERP of CRM.
• Eigen code uitvoeren — voor maatwerklogica die het standaard aanbod niet dekt.
• Documenten naar mensen sturen — bijvoorbeeld ter kennisgeving of controle.
• Een Workflow toewijzen — indien het document een goedkeuringsproces moet doorlopen.
• Achtergrondacties uitvoeren — zoals het document aanpassen (bijvoorbeeld een stempel toevoegen) of automatisch doorsturen.

Een Workflow is iets anders dan een Flow: een Workflow is een goedkeuringsproces. Hierin worden gebruikers of groepen toegewezen, die een document bijvoorbeeld kunnen accepteren, afwijzen of betwisten. Een Flow kan dus automatisch een Workflow starten, maar het zijn twee verschillende bouwstenen binnen ELO.

1. Inname — Het document komt binnen via e-mail, FTP, API, of wordt door de gebruiker naar de client gesleept.
2. Flow-trigger — Zodra het document is toegevoegd, start automatisch een Flow — de low-code module die bepaalt wat er met het bestand gebeurt.
3. Lezen & classificeren — De Flow leest de inhoud (indien nodig via OCR) en bepaalt het documenttype.
4. AI-verwerking — De Flow stuurt het document naar een AI-model, lokaal gehost of in de cloud, om gegevens te structureren en indexvelden te vullen.
5. Koppeling & acties — De Flow kan HTTPS-requests uitvoeren, eigen code draaien, of het document doorsturen naar collega’s, afhankelijk van hoe de Flow is ingericht.
6. Workflow-toewijzing (indien nodig) — Vraagt het document om goedkeuring, dan wijst de Flow een Workflow toe. Toegewezen gebruikers of groepen kunnen het document accepteren, afwijzen of betwisten.
7. Achtergrondacties — Denk aan het automatisch toevoegen van een stempel, versiebeheer, of het doorsturen van een kopie naar een ander systeem of persoon.
8. Archivering — ELO archiveert AVG-compliant met volledige audittrail, metadata en versiebeheer.

Stap 1 — OCR binnen de Flow

Binnen de Flow haalt een OCR-stap tekst op uit elk formaat: gescande PDF, e-mail, e-factuur (ZUGFeRD, XRechnung, UBL). Ook handschrift wordt herkend.

Stap 2 — AI structureert de data

De Flow stuurt de tekst naar een AI-model (lokaal of in de cloud), dat de gegevens structureert. Voorbeeld output voor een factuur:

{
  "documenttype": "factuur",
  "leverancier": "Acme BV",
  "factuurnummer": "2026-00412",
  "datum": "2026-06-01",
  "bedrag_excl_btw": 4850.00,
  "btw_percentage": 21,
  "bedrag_incl_btw": 5868.50,
  "betalingstermijn": "30 dagen",
  "kostenplaats": "ICT-infrastructuur"
}

Stap 3 — de Flow vult ELO en start eventueel een Workflow

De Flow vult automatisch de indexvelden en classificeert het document. Is een goedkeuring nodig — bijvoorbeeld boven een bepaald bedrag — dan wijst de Flow een Workflow toe, waarin de verantwoordelijke persoon of groep de factuur accepteert, afwijst of betwist.

Een Flow en een Workflow lossen een verschillend probleem op. De Flow verwerkt en verrijkt het document; de Workflow regelt de menselijke goedkeuring erna. Een Flow kan een Workflow starten — andersom niet.

• Audittrail: elke stap automatisch vastgelegd — wie, wat, wanneer.
• Toegangscontrole: op basis van rol en afdeling, automatisch gehandhaafd.
• Onwijzigbaarheid: gearchiveerde documenten kunnen niet worden aangepast — conform GoBD en NIS2.
• Bewaarplichten: per documenttype automatisch ingesteld en nageleefd.

iLane is gecertificeerd ELO Business Partner in Nederland. Wij bouwen de Flows die uw documenten verwerken en de Workflows die uw goedkeuringsprocessen regelen — afgestemd op uw documenttypen, uw processen en uw IT-landschap.

• Procesanalyse: wij brengen uw documentstromen en goedkeuringsprocessen in kaart
• Flow-configuratie: OCR, AI-modellen en koppelingen ingericht op uw specifieke documenten
• Workflow-inrichting: goedkeuringsroutes met de juiste gebruikers en groepen
• Integratie: directe koppeling met ERP, CRM en kantoorsoftware
• Deployment: On-Premises, Partner Managed of ELO Cloud
• Support: Nederlandse helpdesk