AI en Business Process Management

AI en Business Process Management – Het slimmer digitaliseren van bedrijfsprocessen

AI en Business Process Management – Het slimmer digitaliseren van bedrijfsprocessen

In een tijdperk waarin technologie een onmiskenbare rol speelt in vrijwel elk aspect van ons leven, is het geen verrassing dat bedrijven zich steeds meer richten op de digitalisering van hun processen. Deze trend, die al enige tijd aan de gang is, krijgt momenteel veel aandacht vanwege de voordelen die het biedt voor organisaties van alle groottes en sectoren.

In dit artikel leggen we u graag uit hoe u de digitalisering van bedrijfsprocessen kunt aanpakken.

De onderwerpen zijn:

AI en Business Process Management - Het slimmer digitaliseren van bedrijfsprocessen

 

Waarom zou je bedrijfsprocessen überhaupt automatiseren?

Er zijn verschillende nadelen, en daarmee redenen, verbonden aan bedrijfsprocessen die niet geautomatiseerd zijn. Enkele van de belangrijkste nadelen zijn:

Efficiëntie en tijdverlies
Handmatige processen vereisen doorgaans meer tijd en middelen dan geautomatiseerde processen. Medewerkers moeten handmatig gegevens invoeren, documenten verwerken en taken uitvoeren, wat leidt tot inefficiëntie en tijdverlies.

Fouten en inconsistenties
Menselijke fouten zijn onvermijdelijk bij handmatige processen. Fouten kunnen leiden tot inconsistenties in gegevens en documenten, wat de nauwkeurigheid van besluitvorming en rapportage kan beïnvloeden.

Gebrek aan traceerbaarheid
Handmatige processen bieden vaak beperkte traceerbaarheid van activiteiten en transacties. Dit kan problematisch zijn bij het identificeren van fouten, het volgen van wijzigingen en het naleven van regelgeving en compliance-eisen.

Kosten
Hoewel automatisering initieel kosten met zich meebrengt voor implementatie en onderhoud, kunnen handmatige processen op lange termijn duurder zijn vanwege de hogere personeelskosten, fouten en inefficiënties.

Gebrek aan schaalbaarheid
Handmatige processen kunnen moeilijk schaalbaar zijn, vooral bij groeiende bedrijven. Het toevoegen van meer medewerkers om de werklast te verwerken, kan leiden tot een nog grotere complexiteit en inefficiëntie.

Klanttevredenheid
Langere verwerkingstijden, fouten en inconsistente service als gevolg van handmatige processen kunnen de klanttevredenheid negatief beïnvloeden.

 

Kortom, het niet automatiseren van bedrijfsprocessen kan leiden tot inefficiëntie, hogere kosten, fouten en een verminderde concurrentiepositie. Daarom is het voor organisaties vaak voordelig om processen te automatiseren waar mogelijk.

 

De voordelen van het digitaliseren van bedrijfsprocessen.

Wat zijn de voordelen van geautomatiseerde bedrijfsprocessen – Bespaar kosten en tijd met digitale processen

In een tijdperk waarin technologische vooruitgang de norm is geworden, worden bedrijven steeds meer aangemoedigd om hun processen te automatiseren. Geautomatiseerde bedrijfsprocessen bieden een scala aan voordelen die organisaties helpen om efficiënter te opereren, kosten te verlagen en hun concurrentievermogen te vergroten. Hier zijn enkele van de belangrijkste voordelen van geautomatiseerde bedrijfsprocessen:

Verbeterde efficiëntie
Een van de meest voor de hand liggende voordelen van geautomatiseerde bedrijfsprocessen is de verbeterde efficiëntie. Door repetitieve taken te automatiseren, kunnen organisaties tijd besparen en hun middelen effectiever inzetten. Medewerkers kunnen zich dan richten op taken die meer waarde toevoegen, zoals innovatie, klantenservice en strategische planning.

Verhoogde nauwkeurigheid
Handmatige processen zijn vatbaar voor menselijke fouten, wat kan leiden tot vertragingen, kosten en reputatieschade voor een bedrijf. Geautomatiseerde processen daarentegen zijn consistent en nauwkeurig, waardoor de kans op fouten aanzienlijk wordt verminderd. Dit leidt tot een hogere kwaliteit van producten en diensten en een betere klanttevredenheid.

Snellere doorlooptijd
Geautomatiseerde processen kunnen taken sneller voltooien dan handmatige processen, wat resulteert in een kortere doorlooptijd voor projecten en operaties. Dit stelt organisaties in staat om sneller te reageren op veranderende marktomstandigheden en concurrentievoordeel te behalen.

Betere naleving van regelgeving
Veel bedrijven opereren in sectoren die onderhevig zijn aan strikte regelgeving en nalevingsvereisten. Geautomatiseerde bedrijfsprocessen kunnen helpen bij het waarborgen van naleving door het nauwkeurig bijhouden van gegevens, het genereren van rapporten en het implementeren van controles die voldoen aan de wettelijke vereisten.

Kostenbesparingen
Hoewel de initiële investering in het automatiseren van processen kosten met zich meebrengt, kunnen de langetermijn-voordelen aanzienlijk zijn. Door efficiënter te werken, kunnen bedrijven kosten besparen op arbeid, fouten en verspilling, wat resulteert in een verbeterde winstgevendheid en concurrentiepositie.

Verbeterde klantenservice
Geautomatiseerde processen kunnen leiden tot een betere klantenservice door snellere responstijden, consistente communicatie en meer gepersonaliseerde ervaringen. Dit kan leiden tot een grotere klanttevredenheid, loyaliteit en mond-tot-mondreclame voor het bedrijf.

Kortom, geautomatiseerde bedrijfsprocessen bieden een breed scala aan voordelen die organisaties helpen om hun operationele efficiëntie te verbeteren, kosten te verlagen en hun concurrentiepositie te versterken. Door gebruik te maken van de juiste technologieën en strategieën voor automatisering, kunnen bedrijven zich beter aanpassen aan een snel veranderende zakelijke omgeving en blijven groeien en gedijen in de moderne wereld.

 

De vijf stappen van bedrijfsprocesmanagement.

Het automatiseren van bedrijfsprocessen is een aanpak die gebruik maakt van verschillende technieken om processen te ontwikkelen, uit te voeren, te begeleiden en te optimaliseren. De bedrijfsprocessen zijn het gedrag van gebruikers, kaders, gegevens en spullen die worden gecoördineerd om bedrijfsresultaten te genereren met behulp van een juiste strategie.

Dit zijn de vijf stappen bedrijfsprocesmanagement

Ontwerp
Deze stap van het bedrijfsproces omvat het begrijpen van de bedrijfspraktijken. De huidige situatie wordt geïnventariseerd en de gewenste situatie wordt vastgesteld

Model
Het, eventueel herziene, bedrijfsproces wordt bepaald en gedocumenteerd. Op basis hiervan kan het nieuwe – geautomatiseerde – bedrijfsproces worden gedefinieerd en worden geïmplementeerd in het tool dat voor de automatisering van de bedrijfsprocessen wordt ingezet.

Testen tot uitvoering.
Deze stap omvat het uitvoeren van een bedrijfsproces. Als eerste om te testen, door het eerst met een paar gebruikers te controleren en het daarna voor iedereen beschikbaar te maken. Zorg in deze fase voor goede communicatie, educatie en begeleiding voor de medewerkers die een rol vervullen in het nieuw geautomatiseerde bedrijfsproces.

Monitor
Houd oog op de uitvoering in de praktijk. Zeker in de eerste gebruiksfase moet u alert zijn op de juiste uitvoering en dient u snel eventueel optredende onjuistheden of onduidelijkheden te corrigeren.

Optimaliseer
Organisaties veranderen en daarmee kunnen bedrijfsprocessen veranderen. Blijf alert op het kunnen vereenvoudigen en verbeteren van de effectiviteit van het geïmplementeerde proces. Indien nodig kunt u e.e.a. bijstellen.  In feite zult u dan wel weer opnieuw beginnen met het ontwerp en de modellering.

 

Hoe maak je een model van een bedrijfsproces?

Het maken van een model van een bedrijfsproces omvat het visualiseren en documenteren van de verschillende stappen, beslissingen, betrokken partijen en informatiestromen die betrokken zijn bij het uitvoeren van dat proces.

We zetten de de stappen die je kunt volgen om een model van een bedrijfsproces te maken op een rij:

Identificeer het te modelleren proces
Kies het specifieke bedrijfsproces dat u wilt modelleren. Dit kan een proces zijn zoals het verwerken van orders, het verwerken van inkomende facturen, het afhandelen van klantvragen of het lanceren van een nieuw product.

Bepaal de scope
Definieer de grenzen van het proces dat u wilt modelleren. Identificeer welke activiteiten wel en niet binnen het bereik van het proces vallen.

Identificeer de activiteiten
Identificeer alle afzonderlijke activiteiten die deel uitmaken van het proces. Dit omvat zowel de hoofdactiviteiten als eventuele subactiviteiten.

Bepaal de volgorde van activiteiten
Ordende activiteiten in de juiste volgorde op basis van hoe ze elkaar opvolgen binnen het proces.

Visualiseer het proces
Gebruik diagrammen zoals stroomdiagrammen, BPMN-diagrammen (Business Process Model and Notation), UML-diagrammen (Unified Modeling Language) of andere geschikte modelleringstechnieken om het proces visueel weer te geven. Gebruik symbolen om verschillende elementen van het proces, zoals activiteiten, beslissingen, dataflows en betrokken partijen, te representeren.

Documenteer het proces
Voeg tekstuele beschrijvingen toe aan het model om de details van elke activiteit, beslissing en informatiestroom te verduidelijken. Dit kan helpen bij het begrijpen van het proces voor mensen die het model bekijken.

Validatie en feedback
Laat het model controleren door relevante belanghebbenden, zoals medewerkers die het proces uitvoeren, managers en andere experts. Verzamel feedback en pas het model aan waar nodig.

Implementatieondersteuning
Zorg ervoor dat het model wordt gebruikt als een referentiehulpmiddel bij het implementeren en optimaliseren van het geautomatiseerde bedrijfsproces. Het kan dienen als een basis voor het identificeren van mogelijke verbeteringen en het evalueren van de impact van veranderingen.

Door deze stappen te volgen, kunt u een gestructureerd en begrijpelijk model van het te automatiseren en implementeren bedrijfsproces creëren dat kan helpen bij het begrijpen, analyseren en verbeteren van de operationele activiteiten van een organisatie.

 

Tools voor succesvolle digitalisering van bedrijfsprocessen.

De juiste tools voor een probleemloze automatisering van bedrijfsprocessen zijn een essentieel onderdeel van een succesvolle digitaliseringsstrategie.
Maak kennis met enkele doeltreffende softwaretools voor het digitaliseren van uw bedrijfsprocessen.

ELO ECM Suite – hét digitaliseringsplatform voor uw bedrijf

Efficiënte processen met informatie die overal en altijd beschikbaar is en automatisch wordt verwerkt zijn van doorslaggevend belang voor het succes van uw bedrijf. Daarvoor zijn technologisch toonaangevende en krachtige softwaresystemen nodig, die net zo flexibel en veelzijdig zijn als de bedrijven, concerns en bestuursorganisaties die ermee werken.

Gratis Brochure ELO ECM Suite

Precies zo’n systeem biedt de ELO ECM Suite. Als centraal softwareplatform voor de digitalisering in uw bedrijf. Met enkele aantrekkelijke extra mogelijkheden om de software volledig af te kunnen stemmen op uw organisatie.

Handmatige workflows kunnen met de ELO ECM Suite digitaal worden weergegeven, gestructureerd en individueel geïmplementeerd. Meer tijd, minder kosten, efficiëntere bedrijfsprocessen en een groter concurrentievermogen: procesautomatisering creëert toegevoegde waarde waarvan het hele bedrijf profiteert.

ELO Workflow

Versnel uw processen De snelheid van bedrijfsprocessen is tegenwoordig een beslissende factor voor uw concurrentiepositie. Het is van groot belang dat documenten en informatie bliksemsnel op de juiste plek in uw bedrijf terechtkomen. Dit is precies wat ELO Workflow doet. Processen worden sneller voltooid, beslissingen kunnen worden genomen op basis van complete en actuele informatie en goederen.

Met ELO Workflow bevindt informatie zich altijd op het juiste moment op de juiste plek.
Met ELO ECM Suite en de geïntegreerde ELO Workflow digitaliseert u uw (analoge) bedrijfsprocessen en stuurt u deze geautomatiseerd aan. Zo worden processen sneller voltooid, vrijgaven snel verstrekt en beslissingen betrouwbaar genomen. Bovendien biedt ELO Workflow diverse mogelijkheden om uw processen geheel naar uw eisen zelf vorm te geven.

Afhankelijk van de complexiteit zijn er verschillende workflows binnen ELO Workflow beschikbaar. Zo maakt u snel uw unieke eigen individuele tool voor processturing en optimalisering van uw bedrijfsprocessen.

ELO DocXtractor (DocX)

AI in praktijk gebracht dankzij intelligente analyse en geautomatiseerde verwerking van uw inkomende documenten.

De intelligente classificatie- en extractiemodule ELO DocXtractor analyseert en verwerkt inkomende e-mails, faxen, ontvangen PDF’s en gescande documenten. De toepassingsmogelijkheden zijn even gevarieerd als de post, incl. eMail, die uw bedrijf dagelijks ontvangt.

ELO DocXtractor

Automatische gegevensafstemming met gekoppelde IT-systemen
De gegevens die zijn onttrokken aan de documenten (documenttype en informatie in het document) kunnen worden afgestemd op bv. ERP- of CRM-gegevens, die vervolgens met behulp van AI-technologie kunnen worden verzameld en op juistheid kunnen geworden gecontroleerd. Bestaande en nieuwe documenten worden vervolgens voorzien van aanvullende informatie en overgebracht naar het ELO-systeem. Met de ingelezen aanvullende informatie kunnen dan een groot aantal bedrijfsprocessen worden geautomatiseerd en gedigitaliseerd

Heeft u vragen over het automatiseren van bedrijfsprocessen voor uw bedrijf? Of wilt u stappen vooruit zetten in het gebruik van slimme Workflows?

Aarzel niet en neem gerust contact met ons op. Mail naar: info@ilane.nl of bel: +31 73 6232935

 

 

Kantoor

iLane BV
Rietveldenweg 49F
5222 AP 's-Hertogenbosch

Telefoon

+31 73 6232935

Email

info@ilane.nl